Algemene voorwaarden tot deelname
1. Algemeen
Door ondertekening van dit contract verplicht men (deelnemer) zich tot betaling van de overeengekomen standhuur binnen de daarvoor gestelde termijnen en tot deelname aan de tentoonstelling op een wijze die in overeenstemming is met de kwaliteit en het niveau van het evenement, dit laatste ter beoordelingaan de organisatie.
De deelnemer verplicht zich tot tijdige opgave van de artikelen en/of diensten welke op de tentoonstelling zullen worden geëxposeerd en of gedemonstreerd. De deelnemer verplicht zich alle door de overheid te stellen voorwaarden met betrekking tot de bouw en inrichting van zijn stand stipt op te volgen en alles te vermijden wat in strijd is met de algemene voorwaarden die gesteld zijn door de directie van het tentoonstellingsgebouw zoals:
1. het is niet toegestaan voorwerpen van welke aard dan ook aan het gebouw en/of onderdelen daarvan op welke wijze dan ook te bevestigen.
2. vloerbelastingen welke de 1.000 kg per mÇ te boven gaan dienen vooraf te worden besproken.
Het verstrekken van voedings- en/of genotsmiddelen in welke vorm dan ook is onderhevig aan de bepalingen van de Keuringsdienst van Waren en de afdeling Bijzondere Wetten van de politie aldaar en alleen dan toegestaan na vooraf verkregen schriftelijke toestemming van LMG Exhibitions. De kosten voor aansluiting en verbruik van gas, water en/of elektriciteit, telefoon en alle kosten met betrekking tot de bouw en inrichting van de stand, alsmede de kosten voor het transport van goederen en/of standmaterialen komen voor rekening van de deelnemer.
De deelnemer verplicht zich tot de bouw en inrichting van zijn stand tijdig voor de opening van de tentoonstelling te voltooien. Met de afbraak van de stand en/of met het afvoeren der artikelen mag eerst worden begonnen nadat de tentoonstelling definitief is gesloten. LMG Exhibitions is niet verantwoordelijk voor beschadigingen aan stand en/of artikelen van de deelnemer noch voor eventueel letsel toegebracht aan de zich in zijn stand bevindende bezoekers. Evenmin aanvaardt LMG Exhibitions enige aansprakelijkheid voor diefstal in welke vorm dan ook. Deze risico’s dienen door de deelnemer zelf te worden verzekerd. Het is deelnemers zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van LMG Exhibitions niet toegestaan hun stand gesloten te houden of onbemand te laten gedurende de tijd, dat de expositie voor bezoek toegankelijk is. De deelnemers zijn gehouden de hun toegewezen standruimte na het beëindigen van de expositie in dezelfde staat achter te laten als deze aan hen ter beschikking is gesteld vóór aanvang van de opbouwperiode.
De deelnemer verplicht zich niet zonder toestemming van de organisatie LMG Exhibitions, binnen een periode van 5 jaar na aanvang van de aan ommezijde vermelde tentoonstelling of evenement en binnen een straal van 50 kilometer rondom de Zeelandhallen, hetzij direct of indirect, anders dan in de Zeelandhallen deel te nemen aan een evenement of beurs in dezelfde branche of gericht op dezelfde doelgroep.
Afval dat door standhouders wordt achtergelaten kan, indien naar het oordeel van LMG Exhibitions de hoeveelheid of de aard daarvan het normale overschrijdt, op kosten van die standhouders worden afgevoerd. LMG Exhibitions is in bijzondere gevallen bevoegd tot wijziging van de reeds toegewezen standruimte, zonder dat de inschrijver recht kan doen gelden op vergoeding van schade, in welke vorm of uit welke oorzaak die ook mocht worden geleden. Deelnemers kaarten kunnen in overleg met LMG Exhibitions worden verstrekt.
Het is de deelnemer niet toegestaan:a. de toegewezen standruimte geheel of gedeeltelijk zonder toestemming van LMG Exhibitions aan derden af te staan en/of te verhuren.b. enige ruimte buiten zijn stand te benutten voor het verspreiden van drukwerken of het aanbrengen van reclame, zonder dat hiervoor tevoren schriftelijk toestemming is verleend door LMG Exhibitions.c. andere deelnemers, naar het oordeel van LMG Exhibitions, overlast te bezorgen in welke vorm dan ook.d. andere artikelen en/of diensten te exposeren dan die welke vermeld zijn op het contract en door de organisatie zijn goedgekeurd, bij in gebreke blijven waarvan de onderhavige diensten en/of artikelen op eerste aan zegging verwijderd dienen te worden.
Indien een deelnemer zich niet of niet geheel aan deze deelnemingsvoorwaarden houdt, is LMG Exhibitions gerechtigd hem de toegang tot de tentoonstelling te ontzeggen, respectievelijk hem te gelasten zijn standmateriaal en tentoonstellingsartikelen terstond te verwijderen, zonder dat zulks voor de deelnemer enige grond tot schadevergoeding zal opleveren en onverminderd de verplichtingen van de deelnemer ten aanzien van de overeengekomen standhuur. De organisatie behoudt zich het recht voor aspirant deelnemers zonder opgave van redenen te weigeren.
2. Calamiteiten
LMG Exhibitions behoudt zich het recht voor in geval van een calamiteit of anderszins naar haar mening verantwoorde redenen het evenement geen doorgang te doen vinden, in welk geval deelnemers geen aanspraken kunnen doen gelden op vergoeding van schade in welke vorm dan ook of uit welke oorzaak deze ook mocht zijn ontstaan. Vindt de expositie geen doorgang, dan worden de inschrijvingen en eventueel reeds geschiede vaststellingen van standruimte als vervallen beschouwd en zullen de door de inschrijvers gedane betalingen terzake van de standhuur worden gerestitueerd onder aftrek van de reeds voor de organisatie van de expositie ontstane kosten, die geheel of gedeeltelijk over de inschrijvers naar evenredigheid op basis van de standruimte, waarvoor werd ingeschreven, c.q. die werd toegewezen, kunnen worden omgeslagen.
3. Tentoonstellingsopbouw
De opbouwdagen en – tijden zijn aan ommezijde vermeld of in het handboek van de deelnemer. Afwijken van deze tijden is uitsluitend mogelijk indien daartoe vooraf schriftelijke toestemming door LMG Exhibitions is verleend. LMG Exhibitions behoudt zich het recht voor zonder overleg vooraf de opbouw van stands op te houden en/of te onderbreken, indien inbreng van artikelen zulks vordert.
4. Betalingen
Betalingen van standruimtehuur dienen te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Indien niet binnen de daarvoor gestelde termijn is betaald, is LMG Exhibitions gerechtigd hem geen standruimte toe te wijzen of een reeds verleendetoewijzing in te trekken, onverminderd hun aanspraak op volledige vergoeding van de bedragen.
5. Tentoonstellingsdemontage
Demontage dient te geschieden in de aan ommezijde vermelde tijdsduur of in het handboek voor de deelnemer. Alle stands dienen alsdan volledig gedemonteerd en afgevoerd te zijn, bij in gebreke blijven waarvan een en ander vanwege LMG Exhibitions en voor rekening van de betrokken deelnemer zal worden uitgevoerd.
6. Aan- en afvoer goederen tijdens de tentoonstellingsdagen
De aan- en afvoer van goederen tijdens de tentoonstellingsdagen is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van LMG Exhibitions.
7. Beknopt overzicht standbouw
De bouwhoogte bedraagt max. 275 cm. Afwijkingen kunnen uitsluitend na schriftelijke toestemming van de organisatie worden toegepast. Iedere stand dient te zijn voorzien van vloerbedekking, wanden, frieslijst, verlichting en een duidelijke naamsaanduiding. Iedere stand zal vanwege LMG Exhibitions worden voorzien van een standnummer overeenkomstig de nummering zoals deze wordt gehanteerd op de door de organisatie af te geven definitieve plattegrond. Overigens gelden de voorschriften ter beperking van brandgevaar op tentoonstellingen, zoals deze hieronder in grote lijnen zijn aangegeven.
a. wanden van stands en/of andere opstallen moeten vervaardigd zijn van hout, triplex of hardboard van tenminste 5 cm dikte; wanden van textielwaarachter geen hard materiaal is aangebracht, zijn niet toegestaan.
b. aan te brengen plafonds moeten worden uitgevoerd met boven omschreven materiaal of bespannen zijn met brandvrij geïmpregneerd linnen, jute of andere stof en aan de onderzijde zijn voorzien van dun metaaldraad h.o.h. 50 cm in één richting.
c. te gebruiken gordijnen moeten naar het oordeel van de brandweer voldoende brandwerend worden geïmpregneerd.
d. omkleding van toonbanken, tafels e.d. met een of andere stof moet ten minste 10 cm van de vloer vrij hangen en voldoende brandwerend worden geïmpregneerd.
e. het gebruik van zachtboard, riet, brandbaar plastic, kartonplaat, geribd karton of enig ander licht brandbaar materiaal is niet toegestaan.
f. de ruimten achter de stands mogen niet worden gebruikt voor de opslag van emballage.
g. eventueel te plaatsen gastoestellen moeten van vaste metalen gasaansluitingen of zgn. hogedrukslangen met metalen koppelingen zijn voorzien en brandvrij zijn opgesteld. Van al het bovengenoemde dient de organisatie vooraf op de hoogte te worden gesteld.
h. in het gebouw aanwezige brandkranen en/of brandblussers moeten voldoende worden vrijgehouden, evenals alle in het gebouw aanwezige nooddeuren of deuren welke zo worden aangemerkt.
i. licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen, waaronder stralingsgevaarlijke goederen of de stand aanwezig te hebben of open vuren te branden, is niet toegestaan.
j. goederen, die door onaangename reuk of op andere wijze hinderen, aanwezig te hebben of hinderlijk geluidgevende of licht-uitstralende toestellen in werking te stellen, is niet toegestaan.
k. alle hier niet genoemde mogelijkheden dienen vooraf aan de organisatie ter goedkeuring te worden voorgelegd. Verdere standbouw en standgebruik kan ter goedkeuring worden besproken met de technische dienst.
8. Overigen
In alle gevallen waarin verhuurder een sommatie, ingebrekestelling of enig exploit aan huurder doet uitbrengen, of in geval van een procedure tegen huurder, is huurder verplicht alle daarvoor gemaakte kosten, ook van rechtskundigebijstand zowel in als buiten rechten, aan verhuurder te vergoeden. Bij geschillen, direct dan wel indirect voortvloeiend uit de bepalingen van deze overeenkomst, is het Burgerlijk Wetboek van toepassing.
